第4回 「メールのマナー」 (手紙の基本はメールの基本)
  


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  用語説明

こんにちは〜(^O^)、Qちゃんです。
今回は、前回に引き続きメールのマナー、エチケットについてです。
今日もInfovalleyのトキタさんにお越しいただきました。
   

こんにちは、Infovalleyのトキタです。
   

前回は、メールの世界にもエチケットがあるとお聞きしましたが?
   

はい。インターネットやメールの世界にもやはりエチケットやマナーがあります。
ネット上のエチケットということで"ネチケット"と言われています。そのほとんどは一般社会でのマナーと変わりないものです。
  ネチケット
ネチケットは「ネットワーク・エチケット」の略称であり、net(ネット)とetiquette(エチケット)の合成語です。

具体的にメールのマナーにはどのようなものがありますか?
   

はい。まず、メールのやり取りは基本的にテキスト形式で行います。
文字だけのテキスト形式であれば、メールを使っている方なら何方にでも届いて、メールのサイズも小さくなります。HTML形式でも悪くはないのですが、テキスト形式に比べてメールサイズが大きくなってしまいます。


 
(図1:メールの送信形式設定)

そして、ウイルス付のメールを送らないよう常に注意することも大切です。また、メールを受信する際に、HTML形式の場合ウイルスが含まれていることがあるので、知らない方からのメールは注意した方が良いでしょう。

次に、文字についてですが、半角カタカナ文字と、@などの丸付き数字やローマ数字(T、U等)といった特殊文字も使わない、というのがマナーです。
文字化けして、相手がメールを読めなくなってしまうからなんです。
   

そうなんですか。つい気にせず半角カタカナ文字を使っていましたが、これから気をつけなくちゃいけませんね。
   

それから、ファイルを添付する場合は、相手がメールを受信するのに時間がかかったり、場合によってはメールが届かないということもあるので注意しましょう。特に、画像の場合、画像を表示した時の大きさが携帯電話の画面程度であれば大丈夫ですが、普通の写真程度だとファイルサイズも大きくなります。また、画像が高画質なほど同じようにファイルサイズが大きくなります。ワープロの長い文章を添付する場合も気をつけましょう。
   

前回にも、大きなサイズのメールは相手に迷惑を掛けることになるということでしたが、ファイルを添付する場合も同じ事になるのですね。
他に気をつけることはありますか?
   

この他は、基本的に手紙の書き方や、一般常識と同じです。
要するに、「礼儀をわきまえる」ということと、「相手のことを思いやる」ということです。何でもそうですが、メールにも相手がいます。
宛名があっても、本文中に「○○さん・・・こんにちは」等と始めるのがいいでしょうね。また、相手の悪口や、自分の価値観を押し付けるような、相手を不快にさせることは避けましょう。
メールは手紙よりも簡単にやり取りできるため、冗談のつもりや、不用意な一言で相手を傷つけることも 多々あるようです。言葉使いや言いまわしにも気をつけましょうね。

それから、署名は付けましょう。
少なくとも名前とメールアドレスは書くようにしましょう。
 







署名(Signature)
メールの文章内容とは別に、本文を終えた後に添えられる数行の個人情報が書いてある部分

「親しき中にも礼儀あり」ってことですね。
相手を思いやるということは、メールだけの話ではないですよねぇ。
普段から心掛けたいと思います。
   

あと、細かいところを少々。
メールの返事を出すときに、メールソフトの「返信」機能を使われる方が多いと思いますが、返信文の下に、相手の文章全部を引用したまま、(>付きのままで)送信してしまう場合があるようです。必要の無い引用文は削除して、相手が読みやすいメールを作るように心掛けましょう。


(図2:文章引用の例)

また、メールソフトのアドレス帳に登録しておく「宛名」を「○○さん」もしくは「○○様」にしておいたほうが、相手も気持ちよくメールを受け取れると思います。
   

ちょっとした気遣いで、気持ちの良いメールのやり取りができるのですね。
私も早速実行してみます。

どうもありがとうございました。
今日のお話は、お聞きの有線放送のホームページ又はInfovalleyのホームページでご覧になれます。

次回は「コンピュータウイルスについて」です。
お楽しみに。
   

【参考】
メールをやり取りするためのお約束


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